🧠 Sistema de Gestión Académica (SIGA)

Friday. September 15, 2023 - 3 mins

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Contexto

Sistema backend desarrollado para la Universidad de Antioquia - Facultad de Ciencias Exactas que digitaliza y automatiza la gestión de trámites académicos para profesores: comisiones de estudio, permisos laborales y dedicación exclusiva.

Reemplaza procesos manuales en papel por un flujo digital completo con generación automática de resoluciones, notificaciones por email y seguimiento de aprobaciones por jerarquía organizacional.

Stack Técnico

Backend: Node.js + Express.js 4.17
Base de Datos: MySQL 5.7 + Sequelize ORM
Autenticación: JWT + bcrypt
Contenedores: Docker + Docker Compose (multi-ambiente)
Generación de documentos: PDFMake, ExcelJS
Automatización: node-cron (tareas programadas)
Emails: Nodemailer + SMTP

Arquitectura y Patrones

API REST + MVC con Policies

Sistema de autorización RBAC (Role-Based Access Control) granular con 7 roles diferentes y control por jerarquía organizacional (Vicerrectoría → Decanatura → Coordinación → Profesor).

Request → Routes → Auth Middleware → Policy → Controller → Model → Response

Control de Autorización Jerárquico

Implementación de políticas que validan acceso no solo por rol, sino también por departamento y facultad, garantizando que cada usuario solo vea/modifique solicitudes de su ámbito de responsabilidad.

Funcionalidades Principales

1. Gestión de Comisiones de Estudio

CRUD completo con adjuntos de documentos (PDF, imágenes)
Flujo de estados: Solicitada → En Revisión → Aprobada/Rechazada → Archivada
Generación automática de resoluciones en PDF con formato oficial
Validación de permisos remunerados según normativa universitaria

2. Sistema de Permisos Laborales

Gestión de permisos con categorías (remunerados/no remunerados)
Upload de documentos de soporte
Descarga de resoluciones oficiales firmadas digitalmente

3. Dedicación Exclusiva

Módulo completo con:
- Cartas de inicio
- Planes de trabajo anuales
- Formatos de vicerrectoría (Excel)
- Informes parciales y finales
Feature destacada: Clonación de dedicaciones para renovaciones anuales

4. Notificaciones Automatizadas

Cron job diario (8 AM) que:
- Notifica informes próximos a vencer (30 días antes)
- Cambia automáticamente estado a “FINALIZADA” al vencer
- Envía emails personalizados según rol del usuario

5. Generación de Documentos

PDFs dinámicos: Resoluciones con datos variables (nombres, fechas, números de resolución)
Excel: Formatos de vicerrectoría con cálculos automáticos
ZIP: Descarga masiva de todos los documentos de una solicitud

Highlights Técnicos

Migraciones y Seeders

15 migraciones Sequelize para versionamiento de base de datos
Seeders para datos iniciales (roles, estados, facultades, departamentos)
Control de versiones de esquema para despliegues consistentes

Docker Multi-Ambiente

Configuración completa con 3 ambientes:

Dockerfile → Producción
Dockerfile.dev → Desarrollo con hot reload
docker-compose.{dev|tst}.yml → Orquestación por ambiente

Manejo de Fechas Laborales

Integración con librería festivos-colombia para cálculo de días hábiles excluyendo festivos nacionales (requerimiento legal para conteo de plazos administrativos).

Desafíos Técnicos Resueltos

Autorización Compleja: Sistema de permisos que combina rol + jerarquía organizacional (departamento/facultad) para garantizar acceso granular
Generación de PDFs Oficiales: Templates dinámicos con PDFMake que cumplen formato legal de resoluciones universitarias con logos, firmas y numeración automática
Workflow de Estados: Máquina de estados con historial completo de transiciones y notificaciones automáticas en cada cambio
Cron Jobs Inteligentes: Lógica que calcula fechas de vencimiento excluyendo festivos y notifica proactivamente a usuarios relevantes

Impacto

Digitalización completa del proceso de solicitudes académicas para ~200 profesores
Reducción de tiempos de aprobación de semanas a días
Trazabilidad total del flujo de aprobaciones con historial auditable
Automatización de generación de documentos oficiales (antes manuales)

Código

🔒 Proyecto privado institucional - Universidad de Antioquia

Julián Montoya

Backend Developer especializado en Python, AWS y Machine Learning